Корпоративная почта в SalesPlatform CRM

05 декабря 2017

Электронная почта является одним из важнейших инструментов бизнес-коммуникаций и поэтому история переписки сотрудников с клиентами, партнерами или поставщиками обязательно должна сохраняться в системе CRM. К счастью, система SalesPlatform CRM содержит все необходимые инструменты для решения этой задачи. В этой статье будет наглядно описано, как менее чем за час Вы сможете не только привязать Вашу CRM к корпоративной почтовой системе (на примере почтового домена Yandex), но и создать автоматическую систему обработки корпоративной почты.

1. Настройка сервера исходящей почты на примере корпоративного почтового домена Yandex

Воспользуемся одним из самых простых способов организации корпоративной почты — подключим к SalesPlatform CRM почтовый домен Yandex https://pdd.yandex.ru.

Входим в CRM как Администратор (admin), открываем настройки CRM, выбираем пункт Сервер исходящей почты и нажимаем кнопку Изменить.

Пример настройки показан на снимке экрана. В полях «Пользователь» и «Пароль» следует указать учетные данные почты админа в домене Yandex. Обязательно установите флажок «Использовать учетную запись Менеджера почты», чтобы другие пользователи (кроме Администратора) тоже смогли отправлять почту со своих учетных записей в домене Yandex. Поля «E-mail отправителя» и «Имя отправителя» оставим пустыми, флажок «Использовать системный sendmail» должен быть снят.

Если все сделано правильно, то после сохранения настроек Администратор получит на свой почтовый адрес сообщение об успешной настройке сервера исходящей почты.

2. Настройка личных почтовых ящиков сотрудников

Предположим, сотрудник нашей организации Иван Иванов, для которого создана учетная запись в домене Yandex, хочет настроить CRM для получения и отправки сообщений Email. Для этого Иван Иванов выбирает в главном меню системы CRM модуль Менеджер почты.

При первом входе в модуль система предлагает подключить почтовый ящик. В качестве типа почтового сервера выбираем «Другой».

И указываем учетные данные пользователя Иван Иванов.

После сохранения настроек пользователь получает возможность работы с электронной почтой непосредственно из системы CRM.

Отправлять сообщения Email можно как из Менеджера почты, так и, например, из карточки Контакта с использованием встроенного почтового клиента.

3. Автоматическая обработка сообщений email сканером почты

Очень полезной особенностью системы SalesPlatform CRM является встроенный модуль Сканер почты, который позволяет автоматически обрабатывать корпоративные почтовые ящики и привязывать сообщения Email к контактам в системе CRM.

Покажем, как с помощью сканера почты настроить автоматическую привязку истории Email-переписки с клиентом даже в том случае, если сотрудник использует для работы с почтой привычный почтовый клиент (например, MS Outlook или Mozilla Thunderbird), а не встроенный почтовый клиент системы CRM.

Под пользователем Администратор переходим в раздел Настройки CRM и открываем вкладку Сканер почты.

Настроим сканер таким образом, чтобы все входящие письма на ящик Ивана Иванова привязывались к контактам в системе CRM.

Сначала указываем параметры учетной записи почты в домене Yandex.

Затем выбираем папку почтового сервера для сканирования. Для входящих писем используем папку INBOX.

Далее настраиваем правило сканера почты, согласно которому все входящие сообщения для существующих в базе данных CRM контактов будут автоматически привязываться к карточкам этих контактов.

Обратите внимание, что правила сканера почты позволяют задавать правила отбора писем по отправителю, адресату, теме сообщения (заголовку) и т. д. В данном случае мы хотим привязывать все сообщения от существующих контактов, поэтому поля условий оставим пустыми, выберем «Должны выполняться -> Любые условия» и Действие «Доб. сообщ. к контакту [От кого]».

После создания нового правила проверим его работу, выбрав действие Сканировать сейчас (предполагаем, что в ящике пользователя Иван Иванов есть непрочитанное сообщение от существующего контакта).

После того, как сканер почты сообщил об успешном завершении сканирования, убедимся, что новое сообщение из почтового ящика автоматически привязано к карточке контакта.

Аналогичным образом добавим правило для привязки исходящих сообщений, отправленных пользователем из своего почтового клиента. Для этого добавим к сканеру почты папку Sent (Отправленные) почтового сервера.

И создадим правило для привязки сообщений, адресованных контактам.

После добавления двух таких правил можно смело использовать обычную почтовую программу для переписки с клиентом. При этом история переписки автоматически будет сохраняться в системе CRM!

Последнее, что осталось сделать, — это настроить планировщик, который будет запускать сканер почты автоматически каждые 15 минут.

Как показано в статье, базовые возможности SalesPlatform CRM совместно с простым и доступным сервисом почты для домена Yandex позволят организации любого размера создать эффективную корпоративную почтовую систему, привязанную к системе CRM.

Что дальше?

Подключите облачный доступ к онлайн-системе SalesPlatform CRM (SaaS) и получите 15 дней тестового доступа бесплатно

или

Закажите Комплексное решение CRM + телефония от SalesPlatform

или

Если Вы уже используете систему SalesPlatform CRM на своем сервере, предлагаем Вам наши услуги технической поддержки и сопровождения.

Оставить комментарий